内製化と外注の判断基準——どこまで自社で作り、どこから任せるか

なぜ今、内製か外注かを考え直すのか

社内の業務システムを、自社の社員が作ることを内製化と呼びます（内製化＝外部の開発会社に頼まず、自社の人員でシステムを作り、運用すること）。

これまで中小企業にとって、内製化は現実的な選択肢ではありませんでした。システムを作れる人を採用するのは難しく、採用できても一人では手が足りない。結果として「システムは開発会社に頼むもの」が前提になっていました。

この前提が変わりつつあります。生成AIの登場で、プログラミングの専門教育を受けていない社員でも、業務で使える程度のツールを作れるようになりました。社内の誰かが、すでに何かを作り始めている会社も多いはずです。

作れるようになったからこそ、「何を自社で作り、何を任せるか」を決めておく必要が出てきました。決めないまま進めると、外注すべきものを社内で抱え込むか、社内で済むものに外注費をかけるか、どちらかが起こります。

内製と外注は、それぞれ何が得意なのか

判断基準の前に、両者の得意分野を整理しておきます。どちらが優れているという話ではありません。得意なことが違います。

内製が得意なこと

内製の最大の強みは、業務を分かっている人が、自分で直せることです。外注では、要望を伝え、見積もりを取り、発注し、納品を待つという手順が必要です。この間に、伝えた内容は少しずつずれていきます。内製であれば、使っている本人が「ここはこう変えたい」と思ったその日に直せます。

業務のやり方が頻繁に変わる部分、現場の細かい使い勝手が成果を左右する部分では、この速さが効きます。

外注が得意なこと

外注の強みは、専門的な品質と、継続性です。セキュリティの設計、大量のデータを扱う仕組み、社外の人が使うサービスなど、事故が起きたときの影響が大きいものは、経験のある専門家が作るほうが確実です。

また、契約に基づいて作られるため、作った人が辞めても仕組みが残ります。仕様書や保守の契約があれば、誰が責任を持つのかも明確です。

判断基準は何か——四つの問い

作ろうとしているものについて、次の四つを順に考えてください。

1. その業務は、どのくらいの頻度で変わるか

やり方が毎月のように変わる業務は、内製に向いています。変わるたびに外注していては、費用も時間も追いつきません。反対に、何年も同じ手順で回っている業務であれば、一度しっかり作って任せるほうが結果的に安く済みます。

2. 止まったとき、漏れたときに何が起きるか

最も重く見るべき問いです。顧客の個人情報、取引先とのお金のやり取り、社外の人が触れる画面。このいずれかを扱うものは、少なくとも設計と確認の段階で専門家を入れてください。

動くものを作ることと、事故を起こさずに動き続けるものを作ることは、別の技術です。社内向けの集計ツールであれば、多少の不具合は手作業で補えます。顧客情報が外に漏れた場合は、そうはいきません。

3. 作った人がいなくなっても、直せるか

内製で最も起こりやすい問題は、作った本人しか中身を分からない状態になることです。その人が異動や退職をした時点で、誰も直せない仕組みが残ります。いわゆる野良システムの典型的な経緯です。詳しくは「「野良システム」とは何か」に書いています。

社内に二人以上、中身を理解できる人を置けるか。置けないなら、その業務は外注するか、少なくとも作り方を記録に残す体制を先に作る必要があります。

4. それは自社の強みにつながるか

経理、勤怠、給与計算のように、どの会社でもやり方が大きく変わらない業務は、既製のサービスで足りることがほとんどです。自社で作る理由も、外注して一から作る理由もありません。

一方、自社独自の受注の流れや、他社にはない顧客対応の手順など、会社の強みそのものになっている業務は、既製のサービスに合わせると強みが薄まります。ここは、内製か外注かにかかわらず、自社に合わせて作る価値がある部分です。

四つの問いを重ねると

• 変化が多く、影響が小さく、社内で引き継げる——内製に向いています
• 影響が大きい——他の条件にかかわらず、専門家の関与が必要です
• どの会社でも同じ業務——作らず、既製のサービスを検討します
• 自社の強みで、かつ影響が大きい——外注するか、社内で作って専門家に確認してもらう形が現実的です

「全部内製」「全部外注」以外の選択肢はあるか

あります。むしろ、中小企業にとって現実的なのは、この中間です。

作るのは社内、設計と確認だけを外に頼むという分担があります。社員が作ったものを、公開や本格運用の前に専門家が確認する。セキュリティの穴やデータの持ち方の問題は、この段階で見つけておけば直すのは難しくありません。

逆に、作るのは外、決めるのは社内という分担もあります。開発は外注しながら、何を作るか、どの順番で作るかの判断は社内の担当者が持つ。この形であれば、外注先が変わっても、会社としての方針は残ります。

最初は外注で作り、運用しながら少しずつ社内に移していく、という段階的な進め方もあります。どこから始めるかより、どちらの方向に向かっているかを社内で共有しておくことのほうが大切です。

外注する場合でも、社内に残すべきものは何か

外注を選んだ場合でも、次の三つは社内で持っておいてください。

1. 何を作るかを決める人——要望をまとめ、優先順位を判断する担当者です。この役割まで外に任せると、業務に合わないものができあがります
2. 管理者のアカウントと契約——サーバー、ドメイン、クラウドサービスの管理者権限は、会社名義で社内に持ちます。外注先の個人名義のままになっていると、関係が終わったときに手が出せなくなります
3. 何がどこにあるかの記録——どのデータがどこに保存され、誰が触れるのか。詳細な仕様書までは不要ですが、この一覧は社内で更新し続けてください

この三つが社内にあれば、将来内製に切り替えるときも、外注先を変えるときも、ゼロからやり直す必要はありません。

内製を始めるなら、何から手をつけるか

最初の対象は、社内だけで使い、止まっても手作業で補える業務から選んでください。集計、日報、社内の申請といったものです。ここで作り方と運用の決まりごとに慣れてから、少しずつ対象を広げます。

どの業務を対象にするか決めかねている場合は、先に業務の棚卸しをしておくと判断が楽になります。進め方は「業務の棚卸しの進め方」にまとめています。

始める前に、次の三つだけは決めておいてください。誰が作ったものを誰が管理するのか。データはどこに保存するのか。公開や本格運用の前に、誰が確認するのか。この三つが決まっていれば、内製は小さく始めても大きな事故にはつながりにくくなります。