Excelでの業務管理はどこまで可能か——限界を見極める判断材料

Excelでの業務管理は、そもそも何が優れているのか

「まだExcelで管理しているのですが」と、少し申し訳なさそうにおっしゃる方がいます。ですが、Excelで業務を管理することは、多くの場合ただしい判断です。

追加の費用がかからず、多くの社員がすでに使い方を知っています。何より、やりたいことが固まっていない段階でも始められます。列を一つ足す、条件を変えて集計してみる——そうした試行錯誤を、誰の承認も待たずにその日のうちにできます。システム開発では、この身軽さは絶対に手に入りません。

ですから、この記事は「Excelをやめましょう」という話ではありません。Excelで足りている業務は、そのまま続けて構いません。問題は、足りなくなった後も使い続けてしまうことのほうです。

限界が近づくと、どんな兆候が出るか

限界はある日突然訪れるものではなく、いくつかの症状として少しずつ現れます。代表的なものを挙げます。心当たりが一つあるからといって、すぐに移行が必要というわけではありません。いくつ重なっているかを見てください。

ファイルが分裂する

「管理表_最新.xlsx」「管理表_最新2.xlsx」「管理表_修正版_田中」。同じ業務のファイルが複数存在し、どれが正しいのか確認しないと分からない状態です。

これは単に紛らわしいという話ではありません。誰かが古いファイルを見て判断してしまう可能性が、常にあるということです。そして古いファイルを見たことに、その場では誰も気づけません。

順番待ちが発生する

「いま誰か開いてます？」と声をかけてから作業を始める。あるいは、読み取り専用で開いて、後でまとめて入力する。ファイルを閉じるのを待つ時間が業務に組み込まれている状態です。

この症状が出ているときは、その業務がすでに一人の作業ではなくなっています。複数人が同時に関わる業務になったのに、道具が一人用のままだということです。

集計のたびに手作業が発生する

月末に各拠点からファイルを集め、コピーして貼り付け、書式を揃えてから集計する。この作業に半日かかっている、というケースは珍しくありません。

手作業そのものより問題なのは、この作業が発生するせいで、集計の頻度が落ちることです。本当は週に一度見たい数字でも、半日かかるなら月に一度になります。判断に使える情報が減っているわけですが、これは損失として見えにくい種類のものです。

特定の人しか触れなくなる

複雑な関数やマクロ（Excelの操作を自動化する仕組み）が組み込まれ、作った人以外は中身を理解できない。壊れるのが怖いので、他の人は触らないようにしている。

この状態は、当社のコラム記事「「野良システム」とは何か」で扱った属人化と同じ問題です。Excelファイルであっても、業務が載っている以上はシステムと変わりません。

本来入れるべきでないものが入り始める

顧客の個人情報、取引条件、社員の評価。管理する情報が増えるにつれ、Excelファイルの中身は重くなっていきます。一方でファイルは、メールに添付でき、USBメモリにコピーでき、個人のパソコンに保存できます。

誰がいつ見たかの記録は残りません。持ち出されても分かりません。情報の重要度と、道具の管理のしやすさが釣り合わなくなっている状態です。

なぜ限界を過ぎても使い続けてしまうのか

ここまで挙げた症状は、いずれも「業務が止まるほどではない」という共通点があります。ファイルが分裂しても確認すれば分かります。順番待ちが発生しても、待てば作業はできます。集計に半日かかっても、半日かければ終わります。

回避策が効いてしまうことが、判断を遅らせます。そして回避策は少しずつ増えるので、増えたことに気づきにくい。「昔からこうやっている」という業務の中に、実は数年かけて積み上がった回避策が含まれている、ということがよくあります。

もう一つの理由は、システム化というものが大掛かりに見えることです。数百万円と数か月がかかる話だと思えば、後回しにするのが自然な判断になります。ですが実際には、業務全体を一度に置き換える必要はありません。この点は後述します。

移行を判断する材料は何か

「何人以上なら」「何件以上なら」という一般的な線引きはできません。同じ規模でも、業務の性質によって答えが変わるためです。代わりに、次の四つを見てください。

1. 同時に触る人が何人いるか。一人なら、Excelで問題ないことがほとんどです。三人を超えたあたりから、順番待ちと上書きの問題が現実になります
2. 履歴を追う必要があるか。「誰がいつこの数字を変えたのか」を後から確認する必要がある業務は、Excelには向いていません
3. 止まったときに何が起きるか。ファイルが壊れた、作った人が退職した——そのときに業務が止まるなら、それはもう基幹業務です
4. 手作業に月何時間かかっているか。集計や転記にかかる時間を、一度実際に測ってみてください。感覚より長いことが多いはずです

3番目が最も重要です。判断の基準は業務の規模ではなく、止まったときの影響です。小さな業務でも、止まると出荷が止まる、請求が出せないということはあります。逆に、規模が大きくても止まって困らない業務なら、急ぐ必要はありません。

移行するとして、何から手をつけるか

最も避けたいのは、Excelで管理しているものを全部まとめてシステムにしようとすることです。範囲が広がるほど、費用も期間も膨らみ、現場が覚えることも増えます。

現実的なのは、前の章の四つの観点で最も影響の大きい業務を一つだけ選び、そこから始めることです。一つ動かしてみると、自社にとって何が効くのかが分かります。その経験を踏まえて次を決めるほうが、机上で全体計画を立てるより確実です。

このとき、Excelを完全になくす必要はありません。入力と共有だけをシステムに持たせ、分析は今までどおりExcelでやる、という分け方もできます。システムからExcel形式で出力できるようにしておけば、現場のやり方を大きく変えずに済みます。使い慣れた道具を取り上げないことは、移行を成功させるうえで実務的に重要です。

そして、移行しないという判断もあります。一人で使っていて、止まっても困らず、手作業も苦になっていないのであれば、そのExcelはよくできた道具です。すべてを正規化しようとすると、たいてい続きません。